KANTOR MAYA

Otomatisasi berawal dari lingkungan pabrik yang kemudian berkembang ke lingkungan perkantoran yang dikenal dengan kantor maya. Awalnya, kantor maya dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretariat dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Semua pemakai kantor maya ini menggunakannya untuk meningkatkan produktifitas mereka.

Secara umum kantor maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang di-pergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik. Kemampuan kantor maya untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara melakukan pekerjaan kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di mana pun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya.

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

KERUGIAN KANTOR MAYA

1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga

semua kerugian adalah kerugian pegawai. agar implementasi kantor maya berhasil, perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor tersebut.

PERKEMBANGAN KANTOR MAYA

1. Pengolahan Kata (Word Processing)
2. Surat Elektronik (e-mail)
3. Voice Mail
4. Kalender elektronik (electronic calendaring)
5. Konferensi audio
6. Konferensi video
7. Konferensi Komputer
8. Transmisi Faximilie
9. Videotex
10. Pencitraan (imaging)
11. Dekstop publishing

KANTOR MAYA DI LINGKUNGAN PEMERINTAHAN

Fungsionalitas kantor maya di lingkungan Pemerintahan:

1. Mengelola dokumen masuk (incoming document)
2. Mengelola dokumen keluar (outgoing document)
3. Mengelola dan memonitor perjalanan proses dokumen
4. Mengelola pengkategorian dokumen Pendelegasian tugas/wewenang

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA

1. Service Improvement
Peningkatan pelayanan terhadap masyarakat dapat lebih ditingkatkan karena proses bisnis tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan secara otomatis/elektronis.

2. Revenue Improvement
Dengan aplikasi kantor maya, kinerja/performansi Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlibat dalam alur kerja yang terkait dapat dimonitor serta waktu yang dibutuhkan dalam memproses suatu perkerjaan menjadi lebih cepat
3. Cost Reduction
Aplikasi kantor maya dapat mengurangi biaya penggunaan kertas (paperless) dan beberapa alat-alat kantor lainnya yang berhubungan dengan proses manual.
4. SDM Improvement
Sumber Daya Manusia dapat lebih fokus pada proses bisnis, bukan pada bagaimana mengarsipkan dokumentasi.

APLIKASI KANTOR MAYA

Jenis-jenis Aplikasi kantor maya yang dapat dikembangkan di Lingkungan Pemerintahan antara lain:
1. Nota dinas
2. Disposisi
3. Permohonan cuti
4. Perjalanan dinas
5. Procurement (pelelangan)
6. Perizinan

SUMBER

http://indrasufian.wordpress.com/2007/09/15/kantor-maya-office-automation/